宝洁公司P&G有300多个品牌，在全球家喻户晓。为适应不断变热的经济环境，公司决定将业务重点集中到核心品牌，并研究降低成本的措施。在全球，P&G有1400万平方英尺的办公和研发中心空间，因此非常明显可以通过提高空间利用率节省公司开支。这项任务交给了宝洁公司全球运营服务部门GBS(Global Business Service)的工作场所服务部WPS（Work Place Service），WPS部门仅用几个人的工作小组通过利用ARCHIBUS，帮助P&G在全球范围内实现了这一使命。
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| 营造最佳成本效益的工作场所 |
17个研发中心和总部主要办公楼占了宝洁公司75%的不动产资产，因此管理这些不动产空间成为实施ARCHIBUS项目的首要目标。据P&G公司WPS部门的项目经理Richard Angel介绍，项目组遵循“标准化x简化x同步=节约成本”的简明公式来完成这项具有挑战性的任务。项目组的目标是要消除重复，降低复杂性，实施一个易于使用的系统，并整合原有的所有流程。“一旦数据全部集中到ARCHIBUS系统中，我们在需要时就很容易提供各种管理报告”，为此项目组制定了设施管理策略，首先把公司现有的SAP/ERP和MRO/EAM以及公司其它软件系统中已有数据导入到ARCHIBUS系统中，然后项目组对公司的全球运营制定出各种标准和流程，确保所有地点--不管是在Cincinnatio或在Caracas，都能根据公司同一个规范指南来管理工作场所。
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全球WPS部门很快认识到必须平衡空间使用效率与工作舒适性的关系，Angel 说：“虽然我们的目标是要提高空间使用效率，但是必须确保提供舒适的工作环境”。所以不是简单地将员工挤到现有工作场所，WPS部门当地工作人员在各地介绍新的工作台尺寸及标准，召集业务部门参与工作场所舒适性和美观方面的会议，颜色建议以及对布局图提出意见，安排移动办公工作台给有时在家工作的员工，设置更多的会谈室以及洽谈室，刷新工作场所等等。同时全球WPS部门还向全公司介绍空间使用的参照基准数据，包括可出租面积、分布和人均使用数据等。ARCHIBUS系统中的数据，帮助项目组准确了解各大厦的使用率，可以有依据地决定由谁使用更合理。现在，仅在利用ARCHIBUS系统帮助提高空间使用率这项上，项目组每年就为公司节约2000多万美元。
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| 研究制定标准 |
要制定适用于P&G所有地方的标准，首先要研究制定能应用于全球的统一的数据标准，要满足总部全球化报表以及各分公司需要的不同的数据报告，Angel说“我们需要全球化思维，本地化行动”。宝洁公司全球使用一个集成的SAP/ERP系统，这些ERP系统的数据与项目组确定数据标准有关。标准中有关大厦代码与ERP系统一致，大厦内楼层代码和房间代码根据不同地点确定，标准中有关组织结构、雇员、部门和事业部是根据ERP系统里的数据库定义和维护的，各地定义位置、电话和信箱信息。为了达到既满足全公司报告要求，又满足各地方报告要求，项目组对所有较小的大厦的详细数据按月更新。
有了统一的标准，项目组将重点放到建立适用于全公司的工作流程，并通过案例演示的方式来说明工作流程，这种做法特别适用于非英语国家。对于新开拓地区，可以很容易教会他们如何按标准去运作。 |
| 系统满足任何地方、任何时间、任何人 |
宝洁公司是一个真正的全球性公司，拥有520幢办公和实验室大厦，分散在全球160个国家。因此系统所使用的管理空间的技术工具必须要满足任何地方、任何时候、任何人的需求。项目初期，集中式中央数据库建立在宝洁公司的Cincinnatio总部，应用数据库建立在本地，这样的安排对于总部地区的用户非常方便，但对于远程访问的用户系统响应非常慢。为了解决这一问题，利用工作站安装Citrix的终端仿真遥控器，访问中央数据库和应用服务器，还利用Oracle虚拟专用数据库功能，对远程访问做些限制，这样日内瓦的用户只能看到日内瓦资料。系统既支持英制也支持公制。
此外，高速网络报表生成功能，使得管理人员能够随时在Web上获得所需要的报表，同时减少了生成和发布空间使用报告和内部费用分摊核算报告工作量。
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| 建立一个基于网络的自助服务环境 |
成功地在全球部署系统后，公司计划为宝洁国际化大社会成员提供更多有用信息，充分发挥并扩大ARCHIBUS已有的数据，并建立一个基于网络的自助服务环境。
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